[계약관리] 계약관리 프로세스- 2. 관리 목록 설정 및 프로세스 설정

계약서를 한군데 모아보면 회사가 어떤 계약들을 해왔는지가 보이고, 이를 통해서 회사의 히스토리가 대략 보입니다. 어떤 계약이 비중이 크고, 어떤 계약들이 이루어져 왔는지를 보면, 각 부서에서 어떤 일을 하는지, 그리고 크게는 회사의 일이 어떤 흐름으로 진행되어 가는지도 파악 할 수 있습니다. 

 

1. 계약 관리 목록 만들기

한군데에 모은 계약서를 일정한 분류체계에 따라서 분류를 했다면, 다음은 계약서를 한 눈에 볼 수 있도록 목록화 하는 과정이 다음 단계입니다. 바로, 계약서 목록을 엑셀 파일로 만드는 작업입니다. 이 과정은 온라인상으로 관리되는 계약관리 프로그램을 사용하는 회사라면 따로 필요하지 않을 수도 있습니다. 그렇지만 계약의 주요사항을 알 수 있도록 목록을 설정하고 파일을 만들어 놓으면 한눈에 빠르게 내가 원하는 바를 확인하고, 필터기능을 활용해서 내가 원하는 바도 빠르게 추출할 수 있기 때문에 엑셀 파일 목록을 만들어 관리하는 것을 추천합니다.  

 

아래는 관리항목의 예시입니다. 

 

담당부서/담당자/기안문번호/체결일/국내,해외/상대방/계약종류/계약명/주요내용/계약시작일/계약종료일/원본파일 보관여부 등등

 

2. 폴더트리 

예시처럼 본인이 넣었으면 하는 계약의 주요사항들을 넣어서 목록을 만듭니다. 

목록이 준비되었으면 스캔한 계약서를 넣어둘 수 있는 폴더를 만듭니다.  계약서 분류체계에 맞도록 각각의 폴더를 생성하여 폴더트리를 만듭니다. 이제는 스캔한 계약서를 해당하는 폴더에 차곡차곡 쌓는 과정이 남았습니다. 여기서 계약서를 스캔하면서 계약서 목록에 해당 내용을 기입하면서 스캔을 합니다. 

 

3. 계약관리 프로세스 

계약관리는 단순히 계약서를 잘 보관하는 것만을 의미하는 것이 아닙니다. 계약의 체결 전부터 리스크 관리가 되어야 하기 때문에 계약이 체결되기 전, 계약이 체결 된 후로 나뉘어서 관리흐름을 잡습니다. 

 

1) 계약 체결 전 : 보통 대부분의 회사에서는 체결하고자 하는 계약서를 법무팀의 검토를 거쳐서 기안을 올리고 결제를 득하는 경우도 있고, 결제라인에 법무팀의 합의를 넣어 법무팀의 결제를 거쳐서 계약을 진행하도록 하는 경우도 있습니다. 두가지 경우 모두 법무팀의 검토를 거쳐서 계약을 하게끔 되어있지요. 수정되어야 할 부분 또는 구체적으로 검토되어야 할 부분은 법무팀에 자문 내지는 계약서 검토를 받고 진행하는 경우가 대부분입니다. 이때에는 수정할 수 있도록 PDF 파일이 아닌 형태의 파일로 올려주는 것이 좋습니다. 그리고 주로 체결되는 계약서의 종류의 경우에 표준계약서를 만들어서 각 부서에서 표준계약서를 바탕으로 계약을 체결하게끔 하면 검토를 보다 효율적으로 할 수 있습니다. 

 

2) 계약 체결 후 : 양 당사자의 날인이 된 계약서를 어떻게 보관할 것인가는 각각 정하기 나름입니다. 원본서류, 스캔파일, 전자계약을 사용하는 경우에는 전자계약의 형태가 있을 수 있습니다. 보통 원본은 계약을 진행한 부서에서 보관하고, 법무팀에서는  PDF 형태의 스캔파일을 전달받아 위 과정에서 세팅한 목록에 기재하고 해당 폴더에 보관합니다.