[계약관리] 계약관리 프로세스- 1. 데이터베이스 구축

아마 비전공, 비변으로 법무팀에서 일하시는 분들도 계실 것입니다. 저처럼 비변호사로 법무팀에서 일하시는 분들이 겪게 되는 어려움을 조금이나마 도와드리고자 일하면서 경험하게 된 부분들과 소소한 지식들을 이곳에 공유하고자 합니다. 

 

1. 개요

만약, 이제 막 신설된 부서에 계신 분들이라면 법무팀의 업무체계부터 잡아 나가셔야 할 것입니다. 회사의 규모가 작을 경우에는 법무 관련 업무는 보통 따로 법무팀을 두지 않고 인사총무 부서에서 관련 업무를 처리하고, 외부 법무법인에 외주를 맡기는 식으로 진행됩니다. 그러나 회사의 규모가 어느 정도 커지고,  회사의 계약건이 많아지게 되면서 내부적인 통제와 법률적 지원이 필요한 부분이 늘어나게 되면 어느 시점이 되어 법무팀을 신설하게 됩니다.

법무팀의 업무는 크게 사규, 계약관련 업무(계약관리, 계약서 검토), 법률자문, 소송 관련 업무(소송수행, 소송 관련 외부 법무법인과의 커뮤니케이션) 이 정도로 구분해 볼 수 있을 것 같습니다. 사내 법무팀은 소송건이 발생하면 간단한 소송 외에는 아마 대체적으로 외부 법무법인에 위임을 맡기는 것 같습니다. 따라서 계약관리, 계약서 검토가 전체 업무 중에 많은 비중을 차지하게 되지요.

 

저는 이제 막 신설된 법무팀에서 근무를 하게 되었습니다. 그리하여 체계가 없는 부서에서 체계를 만들어 나가는 일부터 해야 했습니다. 무에서 유를 창조하는 것은 언제나 어렵습니다. 골자가 있고, 틀이 있다면 그 틀에 맞추어 쌓아나가고 프로세서에 맞게 일을 해나가면 되지만 체계가 없다면 혼란스러운 상태부터 정리하고 질서를 만들어야 하기 때문이지요.

마찬가지로 계약관리는 관리체계가 잡혀있다면 그 관리체계에 따라서 발생하는 건들을 쌓아나가고 관리해 나가면 됩니다.

그러나 만약 관리체계가 정립되어 있지 않다면, 관리체계부터 만들어 나가야 하는데 이것이 여간 머리아픈 일이 아닐 수 없습니다..

 

2. 계약프로세스의 필요성

계약은 양 당사자 간의 법률행위입니다. 현업 부서에서 계약을 체결하는 단계에서부터 체결 후 계약서를 보관하는 부분까지의 모든 과정이 관리가 되어야 합니다. A라는 업체와 계약을 하는데 과거 계약했던 이력이 있는지 계약서 관리가 안되어 모른다면, 제대로 된 조건의 계약을 체결할 수 없을지도 모릅니다. 또한 관련 자료를 찾느라 담당자는 시간과 노력을 더 들여야 할 것입니다. 계약서에 상위법에 어긋나는 내용의 조항이 들어있는 경우나, 당사에 불리한 조항임에도 이를 모르고 그냥 계약을 체결하는 경우도 문제가 발생할 수 있습니다. 분쟁이 발생했을 때, 관련 계약서가 분실되거나 원본이 없다면, 회사는 불이익을 감수할 수밖에 없을 것입니다.

계약서의 관리는 회사의 리스크관리를 위해서, 그리고 히스토리를 쌓아나가기 위해서 꼭 필요한 부분입니다. 회사가 체결해 나가는 계약서들에 대해서 제대로 검토되지 않고, 계약서들이 제대로 분류, 보관되어 관리되지 않으면 나중에 이를 적절히 활용할 수가 없게 되고, 불필요한 시간과 노력을 낭비하게 될 수 있습니다. 

 

3. 프로세스의 구축의 첫단계- 데이터베이스 만들기

계약관리 프로세스 정립에 앞서서 먼저는 현재 존재하는 회사 내의 모든 계약서를 정리하는 것이 먼저 되어야 합니다. 계약은 해당 부서에서 계약을 하고 계약서가 발생하게 되더라도, 회사 내의 모든 부서에서 발생하는 모든 계약서는 한 곳에 데이터베이스로 집중되어 관리되어야 합니다. 그리고 모든 계약서를 정리하려면 먼저는 일정한 분류 기준이 필요하게 됩니다. 일단 모든 계약서를 한 군데에 긁어모으면, 어떤 계약서들이 있는지 그 종류가 크게는 보일 것입니다. 이렇게 어떤 계약서들이 있는지 먼저 파악 후에, 회사마다 체결하는 계약의 종류가 다르고 비중이 다르기 때문에 그에 맞추어 분류 기준을 정하면 됩니다.

국내법인 뿐만이 아니라 해외에 진출하여 해외법인을 별도로 설립한 경우처럼 법인이 여러개인 경우에는 법인별로 계약서가 관리되어야 하고, 각 법인별로 계약서, 협약서(MOU, NDA 등) 같이 먼저 성격별로 나누고, 그 하위분류로 외주계약, 매출 계약, 임대차 계약 등등 계약의 성격별로 분류를 하는 방법도 있습니다. 그리고 모든 계약서 원본은 스캔하여 오프라인상 폴더와 더불어, 회사 전산시스템상의 온라인에 보관되는 것이 좋습니다. 

 

* 예시

1차 분류 - 국내법인/해외법인

2차 분류 - 임대차 계약/매출 계약/수임 계약/자문계약/외주계약/MOU/NDA.......

3차 분류 - 매출 계약의 하위분류 -> 공급계약/서비스 계약/......

                수임 계약의 하위분류 -> 재무회계세무 계약/인사노무관리/.......

                자문계약의 하위분류 -> 법률자문/기타 자문/......

 

1. 각 부서의 모든 계약서를 일단 받아온다. 

2. 어떤 계약들이 있는지 확인한다.

3. 계약 분류 기준을 만든다. 

4. 분류기준에 따라 계약서를 분류한다.

5. 엑셀에 목록을 만든다.

6. 스캔을 한다. 

7. 회사에 온라인 전산이 있다면 스캔한 파일을 전부 업로드한다. 

8. 분류기준에 맞게 폴더를 생성하여 스캔한 파일을 보관한다. 

 

위 과정에서 5번과 6번은 동시에 진행하면 될 부분이고, 6. 스캔한 파일을 전부 업로드하는 부분에 대해서는 별도로 포스팅을 하도록 하겠습니다. 위 과정이 정말로 많은 시간을 필요로 하고 모든 문서를 스캔해야 하다 보니 지치고 이걸 언제 다하나 싶긴 하지만 이렇게 틀을 만들어 놓으면 다음은 좀 수월하지 않을까요?